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  文書組 Q&A
 

 文書組Q&A

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 point-2.gif  Q 公文應如何簽領?

 

文書組將以紅牌(領取公文通知牌)通知,請憑紅牌至文書組簽收並帶回處理。文件之流程以文件交換中心為投擲/交換場所,緊急及重要公文或文件應親自呈送。以學校名義對外發文之公文(含附件),請送呈校長核准或授權決行後送交文書組發文。

   
 point-2.gif   Q:  一般文件如何申請用印?
     提示核准之公文、簽,或填寫用印申請表,主管核准即可。 
     
 point-2.gif   Q: 畢業證書影本如何申請用印? 
  將畢業證書正本和影本交由教務處註冊組核對,核對無誤之影本將蓋上“與正本無誤”之字樣,再交由文書組加蓋小官章(影本將不重複加蓋大關防,但小官章有其同等效力)即可。
     
 point-2.gif   Q: 信件寄發及領取應如何處理? 
   
   一、 教職員部份:
    教職員以學校作為通訊地址應註明所屬單位,以免有分送錯誤或查無此人而退件之情事發生。普通信件(含平信/限時),將於當日投擲於各單位所屬信箱中,俟交換時間由工友領回該單位。掛號信件(含貨運/宅配),將於當日投擲藍牌(簽領掛號信通知)於各單位所屬信箱中亦於交換時間由工友領回或通知收件人至文書組領取。英文信件將以拼音的方式確認收件人,請避免使用英文別名(例如:Mary  Huang),由於英文信件有書寫縮寫之情形,也請註明單位系所,以方便投遞;如有任何外語信件,請將各種可能拼法彙整一份送文書組備查。  
   二、 學生部份:
    由於學校學生眾多,請同學務必註明單位系所,以免造成投遞錯誤或查無此人而退件之情事發生。同學之普通信件(含平信、限時),皆於信件到校當日投遞,由各系所交換人員帶回系辦。凡領取掛號信件(含貨運、宅配),請攜帶學生證或其他有效證件親至文書組簽名領取,並須注意領件期限(自收件通知日起…快捷3天、其他掛號、貨件7天,逾期者視同拒領,將以退件處理),文書組聯絡分機:2413。 
  三、
    住宿學校的同學請註明所住樓、室之資料,例如:斗六市大學路三段123之1號A2-202王小明同學收,以加速信件之處理。凡註明宿舍樓層之信件,郵差將送至學生郵件處理中心(C棟地下室,分機:2318),不需遠至文書組領取。
     
 point-2.gif  Q: 投標文件應如何投遞?
  文書組僅代收標單並簽註收件時間,請自行備妥投標之所需文件並於信封 書明投標相關訊息(例如:投標案號、案名、投標廠商、本校承辦單位/承辦人員…),送至文書組。退押標金:持押標之支票至文書組用印。
     
 point-2.gif  Q:  假日如何領取郵件?
  假日之掛號與限時信件,將由大門警衛室簽收,文書組將於次一上班日早上將所有信件領回並處理;若急需領取郵件,可攜帶證件親自大門警衛室簽收。大門警衛室只收郵局之掛號與限時信件,其他貨運公司、宅急便等郵件並無代收,若急需領取,請自行與貨運公司連絡。 
     
 point-2.gif  Q: 貨物應如何簽領? 
  凡書明本校地址之貨件可送至文書組(如圖書館、體育室…等有指定送貨地點者除外),由組代為通知領取,但技專校院入學測驗中心、合作社、雲院書城及各咖啡屋,請直接送至上述單位所在位置。另有註明學生宿舍地址之貨件亦請送至學生郵件處理中心。餘請參考信件之處理方式。 
     
   
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    最後更新 ( 2017/02/13, 週一 )
 
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